Die kurze Antwort
Ein frei verfügbares KI-Werkzeug ist nicht automatisch für vertrauliche Unternehmensdaten geeignet. Bevor Mitarbeitende Texte, Tabellen oder Dokumente in ChatGPT oder andere externe KI-Dienste eingeben, müssen sie betriebliche Vorgaben, Vertraulichkeit, Datenschutz und die Vertragsbedingungen des Dienstes beachten.
Das gilt auch dann, wenn die Aufgabe harmlos erscheint: Ein E-Mail-Entwurf oder die Zusammenfassung eines Gesprächsprotokolls kann Namen, Gesundheitsangaben, Geschäftsgeheimnisse oder strategisch wichtige Informationen enthalten.
Welche Eingaben besonders riskant sind
Vor einer Übermittlung sollten Mitarbeitende prüfen, ob die Eingabe Informationen enthält, die nicht an einen externen Anbieter gelangen dürfen. Kritisch können beispielsweise sein:
- vollständige Kundendossiers oder Vertragsunterlagen;
- Personalakten, Krankheitsangaben und Bewerbungsunterlagen;
- nicht veröffentlichte Preise, Angebote oder Geschäftsstrategien;
- Zugangsdaten, technische Sicherheitsinformationen und interne Quelltexte;
- Informationen, die gesetzlichen oder vertraglichen Geheimhaltungspflichten unterliegen.
Die Risiken hängen vom konkreten Dienst, seinen Einstellungen, den vereinbarten Bedingungen und dem Verwendungszweck ab. Aus der Bezeichnung «Business» oder «Enterprise» allein folgt noch keine rechtliche Freigabe.
Welche Rolle spielt die arbeitsrechtliche Treuepflicht?
Mitarbeitende müssen die berechtigten Interessen ihres Arbeitgebers wahren. Dazu gehört insbesondere der sorgfältige Umgang mit vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnissen. Der Arbeitgeber kann im rechtlich zulässigen Rahmen Weisungen zur Nutzung von Arbeitsmitteln und KI-Diensten erteilen.
Eine ausdrückliche KI-Richtlinie schafft Klarheit. Ohne Richtlinie ist die Weitergabe von Unternehmensdaten aber nicht automatisch erlaubt. Umgekehrt sollte eine zulässige Nutzung nicht allein daran scheitern, dass jede KI-Anwendung pauschal verboten wird. Entscheidend ist eine verständliche, risikobezogene Regelung.
Datenschutz beginnt vor dem Hochladen
Enthält ein Dokument Personendaten, ist die Nutzung des KI-Dienstes eine datenschutzrechtlich relevante Bearbeitung. Das Unternehmen muss insbesondere klären:
- Welche Daten sind für die Aufgabe wirklich notwendig?
- Zu welchen Zwecken bearbeitet der Anbieter die Eingaben und Ausgaben?
- Welche Rolle hat der Anbieter, und welche Verträge sind erforderlich?
- Wo werden Daten gespeichert oder zugänglich gemacht?
- Welche Informationen müssen betroffene Personen erhalten?
- Welche Lösch-, Sicherheits- und Zugriffsmöglichkeiten bestehen?
Ein ausgeschaltetes Modelltraining beantwortet nicht alle diese Fragen. Es sagt beispielsweise noch nichts Abschliessendes über Protokollierung, Aufbewahrung, Supportzugriffe oder weitere Empfänger aus.
Reicht es, Namen zu entfernen?
Nicht unbedingt. Ein Text kann auch ohne Namen auf eine Person zurückführbar bleiben. Funktion, Arbeitgeber, ungewöhnlicher Sachverhalt oder mehrere kombinierte Angaben können eine Identifikation ermöglichen.
Die Ersetzung eines Namens durch «Person A» ist deshalb nicht zwingend eine Anonymisierung. Für einen datensparsamen Arbeitsablauf kann es sinnvoller sein, nur eine abstrakte Frage zu formulieren, statt ein vollständiges Dossier hochzuladen.
Wer haftet für einen Fehler im KI-Ergebnis?
Ein KI-Text darf nicht ungeprüft als fachlich richtige Grundlage behandelt werden. Besonders bei rechtlichen, finanziellen oder sicherheitsrelevanten Aufgaben ist eine sachkundige Kontrolle notwendig. Plausible Formulierungen können falsche Angaben, nicht existierende Fundstellen oder unpassende Schlussfolgerungen enthalten.
Ob ein Fehler arbeitsrechtliche oder haftungsrechtliche Folgen hat, hängt unter anderem von den Aufgaben, Weisungen, dem Verschulden und dem konkreten Schaden ab. Es gibt weder eine automatische Haftung für jede KI-Nutzung noch eine allgemeine Entlastung mit dem Hinweis, die Maschine habe den Fehler gemacht.
Darf KI über Bewerbungen oder Kündigungen entscheiden?
Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten unterliegt besonderen Schranken. Bei automatisierten Bewertungen und Entscheidungen können zusätzlich Informationspflichten und Rechte der betroffenen Personen relevant werden.
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert getroffen wird und rechtliche Folgen oder eine vergleichbar erhebliche Beeinträchtigung hat. Eine menschliche Kontrolle muss tatsächlich erfolgen und darf nicht nur ein formales Abzeichnen sein. Auch Diskriminierungsrisiken und die Qualität der verwendeten Daten sind zu prüfen.
Die Anforderungen hängen vom konkreten Verfahren ab. Eine Textassistenz zur Formulierung eines Stelleninserats ist nicht dasselbe wie eine automatische Ablehnung von Bewerbungen.
Fünf Punkte für eine brauchbare KI-Richtlinie
Eine praktikable Richtlinie sollte festlegen:
- Freigegebene Werkzeuge: Welche Dienste und Konten dürfen für welche Aufgaben verwendet werden?
- Datenklassen: Welche Informationen dürfen eingegeben werden – und welche nicht?
- Kontrolle: Wer überprüft Ergebnisse und trägt fachliche Verantwortung?
- Transparenz: Wann muss die KI-Nutzung intern oder gegenüber Dritten offengelegt werden?
- Vorfälle: Was ist zu tun, wenn versehentlich sensible Daten übermittelt wurden?
Ein verständlicher Meldeweg ist wichtiger als die Erwartung, dass nie ein Fehler passiert. Bei einer Fehlübermittlung sollten relevante Angaben gesichert, zuständige Personen informiert und weitere Risiken geprüft werden. Ob eine Meldung an Betroffene oder Behörden erforderlich ist, ist gesondert zu beurteilen.
Drei Fragen zur KI-Nutzung im Unternehmen
Ist ChatGPT für Schweizer Unternehmen generell verboten?
Nein. Zulässigkeit und Anforderungen hängen von Daten, Zweck, Anbieterbedingungen und dem konkreten Einsatz ab.
Dürfen Mitarbeitende ihr privates KI-Konto verwenden?
Nicht ohne Prüfung der betrieblichen Freigabe. Private Konten können andere Bedingungen und weniger Kontrollmöglichkeiten haben als vereinbarte Unternehmenslösungen.
Muss jede Personendatenbearbeitung auf eine Einwilligung gestützt werden?
Nein. Das Schweizer DSG verlangt für private Verantwortliche nicht dasselbe allgemeine Rechtsgrundlagensystem wie die DSGVO. Die Bearbeitung muss dennoch rechtmässig, verhältnismässig und mit den weiteren anwendbaren Vorschriften vereinbar sein.
KI-Nutzung rechtlich und organisatorisch regeln
Müller & Pfenninger unterstützt Unternehmen dabei, arbeitsrechtliche Vorgaben, Vertraulichkeit und Datenschutz bei der betrieblichen Nutzung externer Dienste aufeinander abzustimmen.
Hinweis: Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Informationen zum Schweizer Recht und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Anbieterbedingungen und Rechtsstand wurden nicht aktuell verifiziert.